■パーソナル編集長であて名印刷

年賀状などのあて名印刷には、多くの人が「筆まめ」（クレオ）などの年賀状作成ソフトを使っていることでしょう。ソフトには“向き不向き”がありますから、あて名印刷はこの種の専用ソフトを使うほうが簡単です。ただ、パーソナル編集長でも、いくらか（かなりの？）手間をかければ、同じようなことはできます。

積極的におすすめするわけではないんですが、とりあえず、パーソナル編集長でこんなこともできる、という事例として紹介しておきましょう。かなり長くなりますが、どうぞおつきあいください。

1.　「住所録」と「ハガキモード」を使わない理由

パーソナル編集長には、あて名印刷用の「住所録」と「ハガキモード」があります。ハガキモードのひな型を使えば、パーソナル編集長に内蔵された住所録を利用して、あて名印刷が簡単にできる……ようになっています。

パーソナル編集長の「住所録」の画像 ただ、パーソナル編集長の「住所録」は、独立したソフトではありません。パーソナル編集長を立ち上げて、メニューの［書式］→［住所録］から呼び出す必要があります。つまり、住所録の追加や削除をするときは、いちいちパーソナル編集長を立ち上げなければいけないんですね。これはちょっとめんどうです。

また、パーソナル編集長の「住所録」は、項目（「フィールド」といいます）を自由に変えることができません。「連名」といった（人によっては）便利な項目もありますが、項目を思いどおりのものに変えられない、というのは、あまり使い勝手がよくないですね。

さらに、ハガキモードでは、いらない枠（ハガキコラム枠）を削除する手順がめんどうです。メニューの［書式］→［はがき書式の一覧］を選び、「詳細」ボタンを押して、いらないハガキコラム枠を「無効」にする……とやれば削除できるんですが、ちょっとなんだかな、という感じ。

そんなわけで、ここでは、パーソナル編集長の「住所録」や「ハガキモード」は使わないことにします。その代わりに、なんらかのソフトですでに作ってある住所録と、パーソナル編集長の「差し込み印刷」機能を組み合わせて、あて名印刷をしてみましょう。

手順としては、次のようなものになります。

うんざりしちゃいましたか？　まあ、そうですよねえ。チャレンジ精神にあふれる人（？）だけにおすすめしておきます。

2.　あて名を、よこぐみにするのか、たてぐみにするのかを決める

あて名をよこぐみにするのか、それともたてぐみにするのか、ということは、とても重要です。というのも、住所にかならずふくまれる「数字」をどう書き表すか、という数字の表記の問題があるから。たとえば、次のような住所を考えてみましょう。

木星ガニメデシティー1-21-10

いちばん簡単なのは、よこぐみです。よこぐみでは、上記の書き表し方がもっとも一般的で、これ以外の書き表し方は事実上ない、といっていいでしょう（よこぐみで漢数字を使うことは、ほとんどないですよね）。

たてぐみでの数字の書き表し方の画像 ところが、たてぐみにすると、とたんに複雑になります。

算用数字を使うのか、漢数字を使うのか。算用数字を使う場合、「組み文字」にするのか、しないのか。組み文字にする場合、なんケタまで組み文字にするのか。漢数字を使う場合、「十」を使うのか、「〇」（漢数字のゼロ）を使うのか……。

要するに、現在の日本語のかきことばでは、こうしたさまざまな数字の表記が混在しているんですね。もちろん、どの表記もまちがいではありません。だから、あて名をよこぐみにするのか、たてぐみにするのかは、住所録を作成するうえでとても重要なのです。

個人的には、よこぐみをおすすめします。とはいえ、たてぐみがいい、という人もいるでしょう。そこで、よこぐみ・たてぐみごとに、すでにある住所録をどんなところに注意して整理すればいいのか、ということをまとめておきます。

3.　住所録のデータを整理する

住所録を作成するのに、みなさんはどんなソフトを使っていますか？　「筆まめ」などの年賀状作成ソフトを使っている人もいるでしょうし、エクセルなどの表計算ソフトを使っている人もいるでしょう。どんなソフトにも検索・置換機能はありますから、すでにある住所録を、次のような方針で整理してみてください。

全角ものの「‐」（ハイフン）と「−」（マイナス）と「ー」（音びき）のちがいなど、まちがえやすい記号類（約物）については、「クルミノ　コーボー」のコンテンツ「ことばと文字にかかわるおぼえがき」の「パソコンで入力できる約物(5)」をどうぞ。なぜ、たてぐみで「−」（マイナス）を使ってはダメなのか、ということも説明してあります。

4.　住所録のデータをCSVファイルに書き出す

住所録を作成したソフトのほとんどは、必要な項目だけを「CSV」（シーエスブイ）形式のファイルに書き出せるはずです。それぞれのソフトのヘルプなどをじっくり探してみてください。

「CSV」とは「Comma Separated Value」（コンマ・セパレーテッド・バリュー）の略で、「コンマでくぎられた値」という意味。CSVファイルのなかみは、こんな感じになっています。

"9999999","木星ガニメデシティー1-21-10","ガリレイビル6階","株式会社ソーラーネット","企画本部星間ネットワーク部調査開発室","さきさか・かおり"

「""」でかこまれた部分が1つの項目（フィールド）（「""」でかこまれていないこともあります）。そして、項目と項目のくぎりには「,」（コンマ）が使われていますよね。この例では、「郵便番号」「住所1」「住所2」「住所3」「住所4」「名前」という順番で、必要な項目を書き出しています。そして、これらの項目のひとまとまりが1件のデータ。ひとまとまりの1件のデータのことを「レコード」といっています。

CSVファイルは単なるテキストファイルですから、ウィンドウズに付属する「メモ帳」で読み込むこともできますし、もちろん、パーソナル編集長に付属するテキストエディター「プチエディット」で読み込むこともできます。

プチエディットの字種変換の画像 したがって、住所録をとりあえずCSVファイルに書き出して、CSVファイル上でデータの整理（数字を半角ものにする、など）をしてもいい、ということになります。たとえばプチエディットには「字種変換」という機能がありますから、全角数字を半角数字に置き換える、なんてことが一発でできます。

このあたりは、みなさんのやりやすい方法でやればいいでしょう。いずれにしても、パーソナル編集長の「差し込み印刷」では、CSVファイルを利用します。あて名データの入ったCSVファイルが用意できれば、それでいいわけですから。

5.　はがきサイズの文書を作る

住所録の整理がすんだら、パーソナル編集長での作業にとりかかります。ここでは、はがきにあて名を印刷する場合で説明していきます。

◆スキャナーではがきをスキャンする

もし、スキャナーを持っているなら、はがきをスキャンして画像にしておきましょう。はがきの画像は、いわゆる「アタリ」として使います。アタリというのは、作業をするときの見本とかめやす、といった意味。スキャナーがなければ、この作業はしなくてもかまいません。

◆はがきサイズの文書を新規作成する

「ハガキ・縦置き・本文枠なし」を選ぶところの画像 パーソナル編集長を立ち上げて、メニューの［ファイル］→［新規作成］を選びます。「汎用紙」タブのなかにある「ハガキ・縦置き・本文枠なし」を選んで、「OK」ボタンを押しましょう。

◆マスターページにはがきの画像を読み込む

はがきサイズの文書ができたら、メニューの［ページ］→［マスターページ1へ］を選びます。マスターページに適当な大きさのイメージ枠を作ってください。ここに、スキャンしたはがきの画像を読み込みます。

イメージ枠を右クリックして、メニューの［イメージ枠属性］を選びます。数値などを次のように指定して、「OK」ボタンを押しましょう。

はがきの画像が、用紙いっぱいに表示されましたよね。そうしたら、イメージ枠のいちばん下のハンドル（■のしるし）をドラッグして、画像をビョ〜ンと“たてなが”にしてください。続いて、イメージ枠のうえで右クリックして、メニューの［原寸比に調整］を選びます。高さがちぢむかもしれませんが、気にしないことにしておきましょう。

それでは、表示倍率を「500％」にしてください。郵便番号の枠が、実際のはがきと同じような位置にあるかどうかを確認します。実際のはがきに定規をあててみたところ、、郵便番号の枠は、次のような位置にありました（いずれも、用紙の端から枠の外側までの距離）。

郵便番号の枠の位置にガイドを引くところの画像 メニューの［表示］→［グリッドとガイド］を選んで、それぞれの位置にガイドを引いてみてください。ガイドを引くときは、「前面に表示する」のチェックをお忘れなく。

画像の郵便番号の枠がズレていたら、イメージ枠属性の「左から」と「上から」の数値を調整します。図のように、ほぼピッタリ、という位置になるようにしておきましょう。

はがきの画像の位置を調整する画像

ここまでできたら、メニューの［ページ］→［ユーザーページへ］を選んで、ユーザーページにもどります。

6.　あて先の郵便番号・住所・名前を入れるコラム枠を作る

あて先の郵便番号・住所・名前といった文字を入れる枠を、コラム枠として作っていきます。コラム枠の大きさ（文字数・行数）は、いちばん文字数の多い住所や名前をサンプルとして入れてみるといいですね。コラム枠の各種設定は、お好みでどうぞ。

よこぐみのあて名の画像 たてぐみのあて名の画像

参考までに、よこぐみ・たてぐみのそれぞれについて、コラム枠のごく基本的な設定を書いておきます。いずれにせよ、実際に何度もテスト印刷してみて、郵便番号がうまく枠のなかに印刷されるかどうか、全体のバランスがいいかどうか――といったことを確認してください。テスト印刷するときは、前の年にもらった年賀状など、古くなったはがきを使うといいでしょう。

◆あて名がよこぐみの場合のコラム枠

◆あて名がたてぐみの場合のコラム枠

7.　差出人の郵便番号・住所・名前を入れるコラム枠を作る

差出人の郵便番号・住所・氏名は、かならずしも、はがきの表面に入れる必要はありません。好みで決めればいいでしょう。

あて名と差出人の組み方向（文字を組む方向）は同じにします。また、差出人の文字の大きさは、あまり小さいと読みづらくなりますから、最小でも12級、できれば14級くらいにしておきたいものです。

郵便番号を入れるコラム枠のみ、ごく基本的な設定を書いておきましょう。

8.　差し込み印刷の設定をする

何度もテスト印刷をくりかえして、うまく印刷できるようになったら、最後に「差し込み印刷」の設定をします。これがけっこうめんどうなんですが、挫折しないでくださいね（笑）。

◆CSVフォームを登録する

さきほどのCSVファイルを、もう一度あげておきましょう。

"9999999","木星ガニメデシティー1-21-10","ガリレイビル6階","株式会社ソーラーネット","企画本部星間ネットワーク部調査開発室","さきさか・かおり"

このCSVファイルは、次のような項目を順番に書き出したものでした。

"郵便番号","住所1","住所2","住所3","住所4","名前"

こうした項目名と順番は、CSVファイルを書き出した人間にはわかっていますが、パーソナル編集長にはわかりません（あたりまえですよね）。したがって、CSVファイルを使って差し込み印刷をするときには、CSVファイルにどんな項目があるのか、それぞれの項目はどんな順番で並んでいるのか――といったことを、パーソナル編集長に教えてやる必要があります。この作業が「CSVフォームの設定」です。

メニューの［ファイル］→［差し込み印刷］→［CSVフォーム］を選んでください。「CSVフォーム」画面が出てきたら、右側の「追加」ボタンを押しましょう。「CSVフォームの追加」画面が表示されます。

「CSVフォームの追加」の画像

「CSVフォームの追加」画面では、右側の「差し込み項目」から必要なものを選んで、左側に追加するしくみ。差し込み項目として表示されているのは、パーソナル編集長であらかじめ設定されている項目名です（パーソナル編集長の「住所録」の項目名が表示されています）。

できあいの項目名を使ってもいいのですが、使えるのは「名前」くらいのもの。せっかくですから、自分なりのわかりやすい項目名を登録しておきましょう。「右下」の「項目編集」ボタンを押してください。「差し込み項目の編集」という画面が出てくるので、「追加」ボタンを押します。これで、新しい項目名を登録することができます。

「差し込み項目の登録」の画像

新しく登録した項目の画像 ここでは、「〒」「住所1」「住所2」「住所3」「住所4」という項目名を登録してみました。登録した項目名は上のほうに移動しておくと便利です。なお、それぞれの項目名の最大展開文字数は、差し込むときの最大文字数を意味しています。こまかいことは気にせず、64文字などと多めに設定しておけばいいでしょう。

「OK」ボタンを押して「CSVフォームの追加」画面にもどってきたら、「フォーム名」に適当な名前を入れてください（ここでは「あて名」としてみました）。新しく登録した差し込み項目を右側から選んで、左側に追加します。左側に最初から入っている不要な項目は、削除しましょう。

「CSVフォームの追加」で新しいフォームを設定する画像

このとき、左側の項目は、CSVファイルの項目の並びと同じ順番にします。さきほどのCSVファイルの例でいえば、「〒」→「住所1」→「住所2」→「住所3」→「住所4」という順番で、新しく登録した項目を並べていくわけです。

あとは、「OK」ボタンを押して、「CSVフォーム」の画面を抜けてください。これでようやく、CSVフォームが設定できました。

「CSVフォーム」の画像

◆それぞれのコラム枠に差し込み項目を設定する

続いて、あて先の郵便番号・住所・名前を入れるコラム枠のそれぞれに、差し込み項目を設定します。

コラム枠のなかの文字を、すべて削除してください。まずは、郵便番号を入れるコラム枠を文字入力できる状態にして、メニューの［ファイル］→［差し込み印刷］→［フィールドの挿入］を選びます。

コラム枠にフィールドを挿入する画像

「フィールドの挿入」画面が表示されるので、差し込み項目の「〒」が選択されていることを確認して、「挿入」ボタンを押しましょう。こんなふうに、郵便番号を入れるコラム枠に「〒」という差し込み項目が設定されました。あとは、住所を入れるコラム枠に「住所1」「住所2」「住所3」「住所4」を、名前を入れるコラム枠に「名前」を、それぞれ設定していきます。

差し込み項目を挿入したところの画像 差し込み項目は「文字列」（文字の並び）ですから、差し込み項目ごとに改行することができます（もちろん、フォントを変えたり、インデントを設定したり、と、ふつうの文字と同じように扱えます）。

また、差し込み項目の後ろに「様」という敬称を入れておけば、すべてのあて名が「様」つきで印刷されます。敬称が決まっているなら、こんなふうにしたほうが簡単ですね（複数の敬称を使いわけたいときは、CSVファイルに「敬称」という項目を入れておきましょう）。

◆差し込みファイルを指定する

最後に、差し込みファイルを指定しましょう。メニューの［ファイル］→［差し込み印刷］→［差し込みファイル指定］を選びます。「ファイルの種類」を「カンマ区切り」にして、書き出したCSVファイルを指定してください。

CSVファイルを選ぶと、「CSVフォームの選択」画面が表示されます。さきほど登録したCSVフォーム「あて名」を選んで、「OK」ボタンを押しましょう。

「CSVフォームの選択」画面の画像

これで終了……というわけではなくて、ちゃんと差し込みできているかどうかを確認しておきます。メニューの［ファイル］→［差し込み印刷］→［差し込みプレビュー］を選んでください。

差し込みプレビューの画面

文字のあふれがないかどうか、みばえはどうか、など、全部のあて名について確認しておくことをおすすめします。

差し込みプレビューで問題がなかったら、印刷です。印刷するときは、「差し込み印刷」の「範囲」で、「すべてのレコード」を選ぶと、自動的に全部のあて名を印刷してくれます。

差し込み印刷の範囲で「すべてのレコード」を選ぶ画面

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私はずいぶん長い間、住所録を管理しているデータベースソフトから、あて名をラベルに印刷していました。ところがあるとき、あて名を印刷したいのにラベルがない、という事態が発生したんですね（単にラベルを買い忘れていただけなんですが）。となると、はがきに直接あて名印刷するしかありません。そうだ、パーソナル編集長は差し込み印刷ができたじゃないか……。というわけで、今回のこの記事になったわけです。

ここまで手間をかける必要があるの？というご意見もあるでしょう。まあ、私もそう思います。どう考えても、やる人はすくないでしょうね。でも、私と同じようなことをする人が、世の中にはいるかもしれません。そんなあなたのお役に立てれば、と思っています。みなさん、どうもおつかれさまでした(^^;。